Heute noch haben wir einen eigentlichen "Systembruch" zwischen den unternehmensinternen Systemen und den Klienten ausserhalb der Firma. Überall wo ein Klient resp. Kunde Ihnen ein ausgefülltes Formular via Fax übermittelt, müssen die Daten von Hand erfasst werden. Meist gilt dasselbe auch für Bestellungen und Anträge via Post. Das kostet Zeit und bei der Erfassung sind Fehler möglich. Es ging bisher nicht anders, da die Klienten keinen Zugriff auf Ihre firmeninternen Systeme hatten.

In Zukunft wird der authentisierte Zugriff auf die firmeninternen Systeme möglich dank PKI (Public Key Infrastructure). Leider ist z.Z. noch unklar wie lange es dauert bis PKI im Alltag Realität wird.

Die hier vorgestellte Idee stellt eine praxisgerechte Übergangslösung dar. Diese Idee kann als Durchbruch bezeichnet werden im Bereich E-Business/E-Government. Die Idee überbrückt den oben erwähnten Systembruch.

1. Der Kunde/die Kundin geht auf Ihre Web-Site und lädt sich das Formular runter.
2. Sie/er füllt es aus auf dem eigenen PC und speichert das Formular ggfls. lokal ab. Dann sendet sie/er das Formular per E-Mail an z.B. formular-eingang@ihre-firma.com
3. Das Formular trifft ein auf dem Zielserver und geht dann in eine spezielle Datenbank (von ATEGRA geliefert). Es startet ein sog. Mail-In-Agent, der das eingetroffene E-Mail bearbeitet.
4. Der Mail-In-Agent analysiert das im E-Mail angehängte PDF, liest die vorbereiteten Felder aus und speichert diese Daten im Zielsystem (z.B. SAP).
5. Optional wird ein Workflow gestartet, der den soeben eingetroffenen Fall an die richtige Person leitet zwecks Bearbeitung.