Die Hauptziele einer GeKo sind die übersicht und Kontrolle über Anzahl, Art und Status der laufenden, sistierten und abgeschlossenen Geschäfte, die Kontrolle der Fristen und Termine und das einfache Weiterleiten von Geschäften innerhalb der Verwaltung. Moderne Geschäftskontroll-Anwendungen (GeKo) basieren auf den Prinzipien von elektronischem Workflow und sind aufs Engste verknüpft mit dem eMail-System. ATEGRA AG ist eines der technologisch führenden Beratungsunternehmen in der Schweiz mit Spezialisierung auf Workflow und Knowledge Management. Die ATEGRA AG ist unabhängig und ausschliesslich in schweizerischem Besitz. Die wichtigsten Kunden sind mittelgrosse bis grosse Unternehmen und Verwaltungseinheiten.
Die hier vorgestellte GeKo basiert auf einem völlig neuen Design, das in den Jahren 2000 und 2001 entwickelt wurde und mit ATEGRA Workflow bezeichnet wird. Die ATEGRA AG hat Erfahrungen aus zahlreichen Workflow-Projekten einfliessen lassen und gleichzeitig die Praxis-Bedürfnisse der Anwender in der Verwaltung berücksichtigt.
Die Anwendung unterstützt sowohl Ad-Hoc-Workflow wie auch vorgegebenen Workflow. Beim Ad-Hoc-Workflow wird die nächste Bearbeiterin fallspezifisch gewählt. Beim vorgegebenen Workflow können Prozessbeschreibungen (die vorgängig von der Prozesseignerin erstellt und mit einem Graphik-Tool beschrieben wurden) praktisch 1:1 übernommen werden und später per Knopdruck in ein Geschäft geladen werden.
- Geschäftsmaske mit
- Kopfdaten: Geschäftsbezeichnung, Geschäftsart, Startdatum, Gesamtfrist, Enddatum
- Bezeichnung des geladenen Geschäftstyps
- Workflow-Tabelle: Arbeitsschritt, Kurzanweisung, Zuständige Person oder Rolle, Frist in Tagen, Termin mit Wochentag, Erledigungsvermerk/Notiz
- Liste der zugehörigen Dokumente und Adressen
- Geschäftstypspezifische Daten
- Historien: Workflow-Historie, Historie der Felder
- die meisten Auswahllisten sind parametrisiert und somit vom Anwendungsbetreuer mutierbar
- Maske für Beteiligten-Adresse inkl. Rolle im Geschäft: Geschäftsauslöser, Gutachter, Gemeinde etc.
- Geschäftstyp-Maske: enthält eine Beschreibung eines ladbaren Geschäftstyps mit Name, evtl. vorgegebener Gesamtdauer u.a.m.
- Geschäftsschritt-Maske: enthält eine Definition eines einzelnen ladbaren Geschäftsschritts inkl. Name Standard-BerarbeiterIn
- Benutzerprofile: enthalten benutzerspezifische Angaben
- Adress-Stammdaten: wiederverwendbare Adressen
- hereinkommende eMails können einem Geschäft zugeteilt werden
- versandte eMails werden als zugehörige Dokumente behandelt
- e nach Geschäftstyp ist ein Geschäft entweder für alle Anwender der Geko sichtbar oder bloss für die am Geschäft beteiligten
Die Terminberechnung basiert auf einem universellen Modell: Jeder Geschäftsschritt kann eine bestimmte maximale Anzahl Tage Frist beanspruchen. Ausgehend vom Starttermin kann eine Terminkette berechnet werden (sog. Vorwärtsterminierung). Ebenso kann alternativ ausgehend von einem gesetzten Enddatum die Terminkette rückwärts berechnet werden.
Optional kann vor einem Termin, am Termin oder nach Ablauf eines Termins ein eMail an bestimmte Personen versandt werden. Das eMail enthält einen Link auf das Geschäft. Zudem kann jederzeit an eine oder mehrere am Geschäft beteiligte Personen ein eMail mit einem Link und einer kurzen Mitteilung gesandt werden (sog. DocLinkMessage).
Die Kopfdaten eines Geschäfts können individuell angepasst werden. Ein Beispiel:
Mit den Action Buttons auf der Task-Leiste werden Aktionen ausgelöst wie Schliessen, Speichern, Verbesserungsvorschlag erstellen, Hilfe aufrufen, Neues Geschäft/Untergeschäft erstellen, Office-Applikationen starten, DocLinkMessage versenden, Geschäftsstatus ändern, Suchen nach Geschäften und Sprung zurück zur Home-Page.
Die Workflow-Tabelle ist die Steuerzentrale für den Workflow für ein Geschäft. Hier werden die Aufgaben, die zuständigen Personen (oder Rollen), Fristen in Tagen und/oder vorgegebene Termine eingetragen. Die Workflow-Tabelle ist das "Herz" der Geschäftskontrolle, da hier der Workflow festgelegt und gesteuert wird.
Verschiedene Historien ermöglichen ein genaues Nachvollziehen beinahe aller Operationen.
Alle an einem Geschäft beteiligten externen Personen und Organisationen können erfasst werden, um ihnen später Post oder eMail zu senden.
Jede Person, die an einem Geschäft beteiligt ist, nimmt jeweils eine bestimmte Rolle ein.
- transparente Kontrolle der Termine und Fristen
- rasches Auffinden eines laufenden Geschäfts oder eines abgeschlossenen Geschäfts
- Begleitung der Papierdokumente
- Archivierung der Geschäftsdaten und zugehöriger elektronischer Dokumente
- hereinkommende eMails landen nicht in einer von vielen Mail-Boxen, sondern werden an einem zentralen Ort gesammelt, können einem laufenden Geschäft zugeteilt werden oder ein neues Geschäft auslösen
- direkt aus einem Geschäft heraus können eMails intern oder extern versendet werden und beim Geschäft abgelegt werden
Die Lösung basiert auf der Plattform IBM/Lotus Notes und kann in Deutsch, Französisch und Italienisch implementiert werden.
Wichtig: Es handelt sich nicht um Standard-Software, sondern um Software, die ausgehend von einer Basis (ATEGRA Workflow) an die Daten und Prozesse des Kunden angepasst werden.
Methodik:
- Prototyping: Anwender können mit Vorabversionen arbeiten
- Rapid Application Development (Basis Lotus Notes)
- kleine Anwender-Gruppe für den Test-Betrieb
- schrittweise Einführung in der gesamten Verwaltung
- Prozessweise Einführung
Ablauf Grobplan:
- Festlegen des Einsatzbereiches: möglichst viele AnwenderInnen in der Verwaltung sollen schlussendlich damit arbeiten
- Festlegen des ersten zu realisierenden Prozesses: eher klein
- Festlegen des/der Projekt-LeiterIn
- Prozessbeschreibung: Definition Schritte, involvierte Personen/Stellen/Rollen/Stv
- Entwicklung Prototyp
- Installation
- Testbetrieb oder Test-Workshop mit Test-AnwenderInnen
- Auswertung Testbetrieb
- Anpassungen aufgrund der Erkenntnisse des Testbetriebs
- Abnahme und Betriebsaufnahme
