Eine Marktanalyse von ATEGRA research 2004 bei über 100 Anwaltsbüros hat gezeigt, dass v.a. der Bereich Fristen- und Terminmanagement nicht oder ungenügend gelöst ist. Dieser Bereich ist jedoch 'business critical' für Anwaltskanzleien. Weitere Defizite bestehen in den Bereichen sicherer Remote-Zugriff, off-line-Zugriff und Zeiterfassung. Die Analyse zeigte auch, dass rund 30% der User so unzufrieden sind, dass sie die Software wechseln wollen.
Wir haben die Bedürfnisse für Anwaltssoftware daraufhin genauer analysiert und festgestellt, dass wir für die meisten Bereiche ATEGRA-Lösungen für Sie bereit haben. Lesen Sie dazu die Spalte "Anforderungen" und "Lösung" in der folgenden Tabelle. Wir haben alle unsere Lösungen zu einer Suite, zur neuen "ATEGRA Legal Suite" zusammengefasst. Dazu gehören ATEGRA-Eigenentwicklungen die sich viele Jahre in der Praxis bewährt haben sowie ausgereifte IBM-Lotus-Software.
Die für die Informatik primär relevanten Kernprozesse bei Anwaltsleistungen sind Dienstleistungen nach Zeitaufwand und die Produktion und Verarbeitung von Dokumenten. Dafür wird Software benötigt für Zeiterfassung, Fakturierung, Dokumentenablage sowie Suchfunktionen.
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Zeiterfassung | Moderne Systeme sind so einfach, dass die Zeiterfassung rasch erfolgen kann; Projekt/Mandat auswählen, Deliverable/Projektschritt auswählen, Aktivität beschreiben, Spesen erfassen - fertig. Unsere Lösung kann zudem schon für wenig Geld mit massgeschneiderten Komfort- und Spezial-Funktionen ergänzt werden. | ATEGRA Time Reports - Teil der ATEGRA Legal Suite |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Mandats- verwaltung | Basis für die Zeiterfassung und Dokumentenablage bildet die einfache aber mächtige Mandatsverwaltung. | ATEGRA Time Reports - Teil der ATEGRA Legal Suite |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Termin- und Fristen- Management | Kritische Termine sollten nicht nur im Kalender, sondern in einem professionellen gruppen-fähigen Fristen-Manager verwaltet werden. Interne und auch externe Personen können zudem per E-Mail zu verschiedenen Fristen vor und/oder nach dem Termin erinnert werden (Alarm-E-Mail). | ATEGRA Deadline Manager - Teil der ATEGRA Legal Suite |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Interest Conflict Detection | Für Mandant und Gegenpartei (jeweils beschrieben durch Firmenname und Personenname) wird abgeklärt, welche Rollen resp. Beziehungen diese zu allen Firmen und Personen weltweit haben, mit denen sie Kontakte pflegen. Damit wird es möglich in einem frühen Stadium Interessenkonflikte aufzudecken. | ATEGRA ICD (Interest Conflict Detection system) |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Dokumenten- Ablage | Word-, Excel- und andere Dateien sollen strukturiert abgelegt werden mit steuerbarer Sichtbarkeit und standardisierter Volltextsuche. | ATEGRA DocM - Teil der ATEGRA Legal Suite |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Ablage von E-Mail | Eingehende und ausgehende E-Mail sollen einer Person, einer Firma und einem Mandat/Projekt zugewiesen werden, sie werden zusammen mit der Korrespondenz abgelegt. | ATEGRA DocM - Teil der ATEGRA Legal Suite |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Fax-Ablage | Eingehende Fax werden als E-Mail in die zentrale Datenbank gesandt und dann von Hand oder auch automatisch (Option) einem Mandat zugeteilt. Damit sind später zu einem Mandanten nicht nur ausgehende Korrespondenz und eingegangene E-Mail, sondern auch eingegangene Fax sichtbar. | ATEGRA DocM - Teil der ATEGRA Legal Suite, konfiguriert als sog. Mail-In-Datenbank |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Remote-Zugriff auf Dokumente | In externen Arbeitssitzungen, in Schiedsgerichten, vor Gericht, an Kongressen, im Ausland muss es möglich sein, mittels Volltextsuche oder über die Struktur nach Dokumenten zu suchen und verzugslos auf sie zuzugreifen. | ATEGRA DocM - Teil der ATEGRA Legal Suite in Verbindung mit IBM Lotus Notes Client mit verschlüsseltem Zugriff auf IBM Lotus Domino Server und Volltextsuche. |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Off-Line-Zugriff auf Dokumente | Im Zug, im Flugzeug oder in einem abgelegenen Bergtal, wo man heute meistens noch keinen Internetzugriff hat, muss der off-line-Zugriff möglich sein. | ATEGRA DocM - Teil der ATEGRA Legal Suite in Verbindung mit IBM Lotus Notes Client mit verschlüsselten Notes-Datenbanken und Volltextsuche. |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| E-Mail und Kalender | E-Mail und Kalender-Standard-Funkionen inkl. Synchronisation mit PDAs und sicherem Web-Zugriff. | IBM Lotus Notes, evaluierte PDA-Sync-Software, Lotus-Web-Mail. |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Adressbücher | Personen und Firmen, E-Mail- und Postadressen, persönliche Adressbücher, Gruppen- und Firmenadressbücher, Übergabe von Adressen ins Word, Übernahme von Mail-Adressen aus einem E-Mail in die Adress-Datenbank | ATEGRA Contact Management mit Personen und Firmenadressen sowie ATEGRA's Multi-Level Mail-Adress-Datenbanken- Konzept. |
| Optionen | ||
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Fakturierung | Erstellen von Rechnungen zu einem bestimmten Mandat/Projekt und einem bestimmten Zeitraum auf der Basis der Zeiterfassung inkl. Spesen, MWSt, EUR | ATEGRA Invoices - Teil der ATEGRA Legal Suite |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Knowledge Management | Interne Weitergabe von Wissen innerhalb von Arbeitsgruppen, elektronische Unterstützung des Erfahrungsaustauschs | ATEGRA Knowledge Management - Option zur ATEGRA Legal Suite sowie Volltextsuche, IBM Lotus Domino Domain Search |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Web-Site | Content-Management-System (CMS) für die einfache Pflege des Inhalts der Firmen-Web-Site inkl. Bewilligungsworkflow 'Gut-zum-Web' | GEDYS CMS implementiert durch den GEDYS-Intraware-Partner ATEGRA |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Lohnbuch- haltung | Monatssaläre, Stundenhonorare mit AHV/IV/ALV/EO, NBU, BVG, Bonus-Zahlungen, monatlichem und Jahres-Lohnausweis | Ihre jetzige Lösung oder ATEGRA Pay Roll - Optionale Erweiterung zur ATEGRA Legal Suite |
| Separate Lösungen | ||
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| FiBu | Finanzbuchhaltung | konventionelle FiBu-Anwendungen mit optionaler Schnittstelle zu ATEGRA-Fakturierung |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Internet- Suchmaschinen | Suche in spezifischen Gesetzessammlungen und anderen fachspezifischen Datensammlungen, Spider-Maschinen für das Zusammentragen von Knowledge | ATEGRA-Lösung www.zhlex.zh.ch google mit site:bger.ch etc. weitere Suchmaschinen, siehe auch ATEGRA Newsgroups Research Service (NGRS) |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Textverar- beitung, Tabellen- kalkulation, Präsentations- graphik | Korrespondenz, Verträge, Berichte, Kalkulationen, Präsentationen | MS Word, Star Office, Open Office u.a.m. |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| Internet-Browser | IE,Opera, Mozilla/Firefox oder andere | |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| weitere Anwaltssoftware | verschiedene Hersteller | |
| Anforderung | Beschreibung | Lösung |
| PDA- Synchronisations- Software | Abgleich von Kalender, Adressen u.a.m. zwischen PC/Notebook und PDA/Mobiltelefon | verschiedene Hersteller --> Evaluation notwendig |
Für diese Lösungen eignet sich die Plattform Lotus Notes / Domino von IBM hervorragend und zwar aus folgenden Gründen:
- Mit Lotus Notes lassen sich hoch sichere Lösungen implementieren: Verschlüsselung der Daten auf der Festplatte auf dem Notebook, problemlose Verschlüsselung von Internet-Verbindungen, sicherer Zugriff dank Zertifikaten.
- Anwendungen wie die ATEGRA Legal Suite lassen sich mit geringstem Aufwand an kundenspezifische Bedürfnisse anpassen, wenn die RAD&D-Fähigkeiten von Notes genutzt werden (Rapid Application Development & Deployment, siehe Beispiel unten).
- Für das Off-line-Arbeiten an Orten ohne Internet-Zugang ist Lotus Notes seit über zehn Jahren Marktführer.
Die Installation und Inbetriebnahme eines Lotus Domino Servers zusammen mit den Lotus Notes Clients inkl. Internet-Zugang für SMTP-Mail wird in kürzester Zeit umgesetzt (Aufwand: ab 1 Tag). Der Wartungsaufwand bei Nutzung der Standard-Funktionen ist gering (ca. 1h pro 10 User und Monat). Die Schnittstelle zwischen der Lotus Notes-Software und den restlichen Hardware- und Software-Komponenten ist klar definierbar und das Zusammenspiel verschiedener Provider/Dienstleister kann so sauber getrennt werden.
Das Steuern der Sichtbarkeit auf Dokumentenebene durch den User ist eine Stärke der Plattform IBM Lotus Notes/Domino.
In einer Anwaltskanzlei können beispielsweise folgende Rollen definiert werden:
- Senior-Partner: sehen alle Dokumente
- Mitarbeiter eines Senior-Partners: sehen Dokumente des Partners und des Teams
- Team-Mitglieder: sehen Dokumente des Teams
- Vertrauliche Projekte: Projekt-Team-Mitglieder sehen alle Dokumente des Projekts
- Geheime Projekte: Projekt-Team-Mitglieder sehen alle Dokumente des Projekts, die Dokumente werden zudem mit einem separaten Schlüssel verschlüsselt
Im Vergleich zu einem konventionellen Standard-Software-Paket für Anwaltskanzleien bietet Ihnen die ATEGRA Legal Suite wichtige Vorteile:
- Der Funktionsumfang beschränkt sich in der Standard-Version auf die wirklich wichtigen und häufig genutzten Funktionen. Damit wird die Anwendung leicht lernbar und benötigt weniger Support und Schulung.
- Der Funktionsumfang kann dank RAD&D kostengünstig erweitert werden. Für nur schon CHF 400 pro Monat können rasch, dringend benötigte Zusatzfunktionen massgeschneidert innerhalb von 24h geliefert werden. Die Anwendung kann immer gerade soviel, wie Sie benötigen und nicht mehr.
Damit wird die Beschaffung von Software zu einer Dienstleistung. Sie kaufen ein gut konzipiertes Basis-Modul und bestellen kostengünstige und schnell gelieferte Erweiterungen bei Bedarf (on demand). Sie gehen ein geringeres Risiko ein als bei traditioneller, umfangreicher Standard-Software und geben immer nur soviel Geld aus wie nötig. Dabei bleibt der wichtigste Teil jeder Anwendung, nämlich die Daten, geschützt: Die bestehenden Adress-Daten und Dokumente können einfach übernommen und später bei Bedarf einfach exportiert werden. Damit bewahren Sie sich die nötige Unabhängigkeit und halten die Kosten tief.
Ein Fall-Beispiel für Rapid Application Development & Deployment (RAD&D)
- Anwältin benötigt eine neue Funktion: Bei den Terminerinnerungsmails soll neu auch die Kategorie des Termins an den Mandanten mitgesandt werden
- User erfasst einen Verbesserungsvorschlag (VV)
- VV wird per Mail versandt und als Dokument repliziert
- ATEGRA-Fachperson erhält am Abend Mail mit DocLink liest den VV und analysiert das Problem
- Da es in diesem Fall eine einfache Lösung gibt, wird der Programmcode in der Datenbank 'ATEGRA Deadline Manager' umgehend ergänzt
- ATEGRA-Fachperson sendet Mail mit der Lösung
- Die änderung wird über Nacht zur Kanzlei repliziert und das E-Mail wird geroutet
- Anwältin erhält am nächsten Tag ein Mail mit der Lösungsbeschreibung und kann die neue Funktion umgehend nutzen
Fazit: Kein Vor-Ort-Besuch, kein Reiseverkehr, rasche Lieferung, tiefe Kosten
