Seit Jahrzehnten versuchen die Menschen für das Projektmanagement Software einzusetzen. Manche machen dies besonders erfolgreich. Was sind die Erfolgskriterien? Im Folgenden einige unserer Überlegungen.
- Terminplanung: Den Projektendtermin realistisch berechnen.
- Ressourcenplanung: Ressourcen auslasten aber nicht überlasten. Das funktioniert nur gut, wenn alle Belastungen der Ressourcen erfasst werden.
- Kostenplanung und Kostenüberwachung: Wieviel Kosten sind bisher entstanden? Wieviele werden voraussichtlich bis Projektende entstehen?
- Pendenzenüberwachung: Wer muss was bis wann erledigen? In vielen Projekten ist dies die einzige sinnvolle Software-Anwendung.
- Dokumentation: Strukturierte Ablage für Pflichtenheft, Spezifikationen, Analysen, Projekt-Status-Berichte, Sitzungsprotokolle.
- Projekt-Risiko-Management.
- Ideen-Management.
- ATEGRA Project Action Manager: Alle Pendenzen aller Mitarbeitenden aus allen Projekten an einem Ort zentral verwaltet.
- ATEGRA DocM: Das einfache Dokumenten-Management-System.
- ATEGRA PMT Project Management Tool: Die klassische Projekt-Management-Software für Terminplanung basierend auf Projektschritten, Vorgängern, Nachfolgern, Critical Path Method. Mit Schnittstelle zu MS Project.
- ATEGRA Risk Manager: Das Tool für das Erfassen und Beurteilen von Risiken. Planen von prophylaktischen Massnahmen, Sofortmassnahmen und Notfallmassnahmen.
- ATEGRA Idea Manager: Das Tool für das Erfassen von neuen Ideen, das Beurteilen und das Verfolgen von Umsetzungsmassnahmen.
Alle Tools verfügen über eine schnelle Volltextsuche, sind vollständig offline-fähig (können also auch ohne Internet-Zugang benutzt werden), alles kann kopiert und ausgedruckt werden, überall können Kommentare hinterlegt werden und Dateianhänge hinterlegt werden.
Best Practice 1:
Die erfolgreichen Unternehmen haben erkannt, dass der Projekterfolg primär von Soft Factors abhängt und erst sekundär von den Hard Factors wie Critical Path Method und Gantt-Charts. Der häufigste Grund für das Scheitern eines Projekts ist der mangelhafte Umgang mit den Soft-Factors. Die Soft-Factors können auch mittels Software unterstützt werden. Wir zeigen Ihnen gerne wie. (Hinweis: Für das Training in den Soft Factors ist SimulTrain von STS ein gutes Tool). Dennoch müssen die Hard-Factors unter Kontrolle gehalten werden.
Best Practice 2:
Die Projektleiterin/der Projektleiter hat zwei Hauptaufgaben:
1. Sicherstellen, dass alle Beteiligten alles wissen, was sie wissen müssen (Informationsdrehscheibe). Dies kann mittels Software unterstützt werden. Wir zeigen Ihnen gerne wie.
2. Risiken managen: Permanente Risikoanalyse, ggfls. prophylaktische Massnahmen umsetzen und Gegenmassnahmen planen. Dies kann mittels Software unterstützt werden. Wir zeigen Ihnen gerne wie.
- Für die graphischen Teile "MS Project": Hier kommen die Stärken von MS Project für alle Arten von graphischen Darstellungen zum Einsatz.
- Für die Ist-Daten-Erfassung (Ist-Arbeitszeiten) "IBM Lotus Notes": Hier kommen die hervorragenden Möglichkeiten für das Management von verteilten Daten von Lotus Notes zum Tragen. Alle am Projekt Mitwirkenden können täglich ihre Leistungen erfassen, auch remote und off-line. Die Ist-Aufwendungen werden mittels Replikation verteilt und gesammelt. Die Projektdaten werden dann von MS Project bei Bedarf nach Notes exportiert oder umgekehrt importiert. Die Projektleiterin exportiert die Ist-Zahlen aus Notes nach MS Project und bereitet dann die Präsentation vor dem Projektausschuss oder Auftraggeber in graphischer Form vor.
- Für das Pendenzen-Management eine Lösung in der alle Pendenzen von allen Mitarbeitern aus allen Projekten zentral bewirtschaftet werden können.
Wir haben in den letzten Jahren verschiedene hybride Software-Lösungen im Bereich Projekt-Management realisiert und stellen Ihnen unser Know-How gerne zur Verfügung.
